🛡️ Інструкція: Як створити збір та подати звіт у застосунку «Велика Гривня»

Дякуємо, що наближаєте нашу спільну Перемогу! Проєкт «Велика Гривня» створений для того, щоб перетворювати Ваші мікродонати на системну та потужну допомогу офіційним зборам.

Для нас критично важливо забезпечити 100% прозорість перед кожним доброчинцем. Тому ми підготували простий і зрозумілий покроковий гайд, як офіційно відкривати збори на нашій платформі та як правильно про них звітувати.

📝 ЧАСТИНА 1. Як відкрити збір (Покроково)

Крок 1. Подача онлайн-заявки

Перейдіть за посиланням hryvnia.com.ua/fundraising-application/ та детально заповніть форму подачі заявки.

⚠️ Важливо: Ви несете повну відповідальність перед Законом України за всі дані, які вказуєте, та за подальше використання залучених коштів. Кожна зібрана Гривня повинна мати чітке підтвердження (чеки, фото, відео, дивіться інструкцію нижче).

Крок 2. Оформлення документів (Лист та Договір)

Для верифікації збору Вам необхідно підготувати два документи, які будуть запропоновані для завантаження у формі:

Лист-звернення на збір: Завантажте шаблон, заповніть його, підпишіть та поставте печатку (за наявності). Підписати його можна двома способами:
- Онлайн: Виключно через сервіс «Вчасно» — це єдиний сервіс, який ми приймаємо для онлайн-підписання (детальніше — нижче).
- Офлайн: оригінал — фізично підписати та відправити нам Новою Поштою; скан-копія — підписати та надіслати нам на пошту, а ми підпишемо і надішлемо Вам у відповідь готову скан-копію.
Договір про співпрацю: Завантажте договір між Фондом «Велика Гривня» та Вашою Бригадою чи організацією. Підписати його можна двома способами:
- Онлайн: Виключно через сервіс «Вчасно» — це єдиний сервіс, який ми приймаємо для онлайн-підписання (детальніше — нижче).
- Офлайн: оригінал — фізично підписати та відправити нам Новою Поштою; скан-копія — підписати та надіслати нам на пошту, а ми підпишемо і надішлемо Вам у відповідь готову скан-копію.

ℹ️ Про сервіс «Вчасно»: Ми оплачуємо та використовуємо цей сервіс електронного документообігу, тому просимо надсилати документи саме через нього.

Знайти нас у «Вчасно» можна за кодом ЄДРПОУ 45682189 — після введення коду має висвітлитися назва «БЛАГОДІЙНА ОРГАНІЗАЦІЯ «БЛАГОДІЙНИЙ ФОНД «ВЕЛИКА ГРИВНЯ»» та електронна пошта директора чи представника Фонду, яка наразі прив’язана до сервісу.

Важливо: у «Вчасно» можна підписувати документи будь-яким власним ключем, а не лише ключами самого сервісу.

Корисні матеріали від «Вчасно»:
— Як почати користуватися сервісом
— Як підписати та відправити документ (інструкція)
— Відеоінструкція на YouTube

📦 Витрати на «Нову Пошту»: Якщо оформлюєте документи офлайн і надсилаєте оригінали «Новою Поштою», вартість пересилки в обидва боки (до нас і у відповідь) списується із суми зібраних коштів по збору.

Тому або одразу закладайте цю суму до цільової суми збору, або, щоб повністю уникнути цих витрат, — підписуйте документи онлайн через «Вчасно» (див. вище).

Завантажте шаблони документів:

Лист-прохання до БО «Велика Гривня» від Бригади (.docx) Лист-прохання до БО «Велика Гривня» від вашого Фонду (.docx) Договір про благодійну допомогу (.docx)

Крок 3. Перевірка та погодження

Наша команда ретельно перевіряє всю надану Вами інформацію.

Зверніть увагу: Без підписаного договору та листа-звернення (у «Вчасно» або підтвердження про відправку Новою Поштою) Ваш збір очікуватиме на погодження. Будь ласка, поставтеся до документів відповідально, задля швидшого проведення збору.

Крок 4. Отримання доступу до кабінету

Після успішного погодження ми створюємо акаунт для вашого Фонду чи Бригади. На вашу електронну пошту надійде посилання для входу, логін та пароль.

🔒 Безпека понад усе: Ці дані є суворо конфіденційними. Ніколи й нікому не передавайте доступ до свого кабінету. Наш Фонд НІКОЛИ не дзвонитиме до Вас для отримання від Вас будь-яких паролів! Остерігайтесь шахраїв!

Крок 5. Створення картки збору

Увійдіть в особистий кабінет, дозаповніть інформацію про Вашу Бригаду/Фонд та створіть сам збір. Для цього підготуйте:

Відеозвернення із проханням про допомогу (це суттєво підвищує довіру слухачів та користувачів, можна із заблюреними обличчями та видозміненим голосом. Рекомендуємо робити звернення на одноманітному фоні, стіна, коридор, тощо, без детальних географічних ознак місцевості, де Ви перебуваєте.).
Детальний опис: на що саме збираються кошти і наскільки критичним є цей запит у часі.

Крок 6. Модерація та запуск збору

Ваш збір потрапляє в адмін-панель модератора. Наша команда фінально перевіряє реквізити IBAN, код ЄДРПОУ та інші дані надані Вами.

Якщо все гаразд, ми видаємо внутрішній наказ по Фонду «Велика Гривня» про відкриття Вашого збору та виводимо його на головний екран застосунку. З цього моменту збір офіційно стартує!

Крок 7. Накопичення та виплата коштів

Щоденні донати від користувачів акумулюються на наших рахунках. Ви та Ваші Волонтери можете спостерігати за процесом накопичення в режимі реального часу прямо у застосунку «Велика Гривня».

Як тільки необхідна сума буде зібрана, наші бухгалтери зв’яжуться з Вами для уточнень, в разі необхідності, і перекажуть кошти на Ваш офіційний рахунок.

📸 ЧАСТИНА 2. Як закрити збір та відзвітувати

Ми прагнемо, щоб звіти були максимально наочними та чесними. Після отримання коштів та закупівлі товарів/послуг, ОБОВ’ЯЗКОВО завантажте в особистий кабінет такі 5 документів:

Доказ отримання коштів від фонду «Велика Гривня»: Скріншот квитанції з банку про отримання платежу від нас, який відповідає заявці збору.
Доказ оплати Вами всієї суми: Скріншот або фото чеку/платіжного доручення про придбання товару чи послуги.
Фото/Відео-фіксація: Фотографії отриманого товару або відеозапис наданої послуги.
Відеоподяка: Коротке відео з подякою від Вашої Бригади чи Фонду для користувачів «Великої Гривні» (за потреби обличчя захисників можна заблюрити).
Офіційне підтвердження: фото або пдф документ Акту приймання-передачі або інший документ, який підтверджує взяття товару/послуги на баланс Вашої Військової Частини чи Організації.

🛑 Важливе правило платформи: Новий збір з Вашого акаунту можна відкрити лише після повної перевірки звіту за попередній збір!

Наші юристи додатково перевіряють усі звіти та за потреби можуть попросити супроводжуючі документи від Вас. У разі виявлення шахрайських дій винуватці несуть персональну кримінальну відповідальність згідно із Законом України.

💡 Важлива інформація про фінанси

Все до копійки - на допомогу: Усі 100% зібраних коштів перераховуються на Ваш рахунок. Ми не беремо жодних комісій.
Банківські збори: Якщо банк, який обслуговує Ваш рахунок, стягує внутрішню комісію за вхідний переказ - ми надамо Вам усі скриншоти та офіційні документи про транзакцію з нашої сторони, щоб Ви могли прикріпити їх до звіту.

🙌 Дякуємо за Вашу роботу!

Запрошуємо Вас відкрити свій перший збір на платформі. З Вашої сторони - максимальне поширення інформації про проєкт «Велика Гривня» та підтримка нашої спільної справи бодай 1 гривнею щодня.

Разом ми - сила! 🇺🇦

З повагою, Максим Гординяк
Автор Ідеї та засновник Фонду «Велика Гривня»